○藍住町議会事務局処務規程
昭和34年4月1日
議会規程第2号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、藍住町議会事務局の処務に関し必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 「町」 藍住町をいう。
(2) 「役場」 藍住町役場をいう。
(3) 「議会」 藍住町議会をいう。
(4) 「事務局」 藍住町議会事務局をいう。
(5) 「事務局長」 藍住町議会事務局長をいう。
(6) 「職員」 藍住町議会事務局職員をいう。
(7) 「文書」 藍住町議会事務局において収受し、発送し、又は保管するすべての公文書(官報、公報その他の刊行物を含む。)及び簿冊類をいう。
第3条 事務局長は、議長の命を受け、議会の庶務を掌理する。
2 事務局長に事故があるときは、上席の主任がその事務を代行する。
3 職員は、上司の命を受け、事務に従事する。
第4条 主任は、事務局長の命を受け、事務を分掌する。
(係)
第5条 事務局に次の係を置く。
(1) 庶務係
(2) 議事係
(3) 調査係
(分掌事務)
第6条 各係の分掌事務は、次のとおりとする。
(1) 庶務係
ア 議員名簿の作成(履歴簿、役員簿勤務年数調を含む。)に関すること。
イ 文書物件の収受、発送、保管に関すること。
ウ 公印の保管に関すること。
エ 議員の出欠(出席簿の作成保管、欠席届の受理)に関すること。
オ 議員の議員報酬及び費用弁償に関すること。
カ 議会費の予算要求並びに物品消耗品等の受理連絡等に関すること。
キ 儀式、接待及び交際に関すること。
ク 慶弔に関すること。
ケ 議会の公報資料に関すること。
コ 図書室の整備管理に関すること。
サ 議長会に関すること。
シ 職員の任免、給与、賞罰及び身分に関すること。
ス 職員の服務及び規律厚生に関すること。
セ 議員共済会に関すること。
ソ 議員の公務災害に関すること。
タ 議員互助に関すること。
チ 情報公開に関すること。
(2) 議事係
ア 議事日程及び諸報告に関すること。
イ 議案、請願、陳情、決議及び意見書等の収受、配布、送付に関すること。
ウ 議会の本会議に関すること。
エ 議会における選挙に関すること。
オ 議会次第記録に関すること。
カ 会議録その他会議記録の調製保管に関すること。
キ 会議の傍聴人に関すること。
ク 委員会に関すること。
ケ 公聴会に関すること。
コ 議場その他会議室の管理取締に関すること。
サ 議員全員協議会、議会運営委員会及び委員会協議会に関すること。
(3) 調査係
ア 条例規則の制定改廃に関すること。
イ 議会関係諸規定の制定改廃に関すること。
ウ 請願、陳情、建議及び意見書等に関すること。
エ 各議案審議に必要な資料の蒐集に関すること。
オ 事業事務の調査、検査に関すること。
カ 統計資料の作成に関すること。
キ 各種行政に関する世論情報の蒐集整理に関すること。
ク 各種法規の調査研究に関すること。
ケ 監査事務に関すること。
第7条 議長は、特別の必要があるときは、前条の規定にかかわらず、特定の事務につき特別の分掌を定めることができる。
第2章 事務の専決及び代決
(事務の決裁)
第8条 議会の事務は、議長が決裁する。
(代決等をした事務の後閲)
第9条 事務局長は、代決若しくは代理をした事務については、軽易な事項を除き後閲に供しなければならない。
(事務局長の専決事項)
第10条 次の事項は、事務局長において専決することができる。
(1) 職員の給与に関する事項
(2) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(3) 職員の休暇及び私事旅行の許否並びに除服出勤に関すること。
(4) 見積金1口5,000円未満の物品の購入、諸車借上及び臨時雇入に関すること。
(5) 会議録その他印刷に関すること。
(6) 各種統計資料の蒐集に関すること。
(7) 議場及び附属室の使用に関すること。
(8) 軽易な申請、照会、回答及び通知に関すること。
(9) その他軽易な事項の処理に関すること。
第3章 文書の収受及び処理
第1節 収受文書の処理
(文書の受附及び配布)
第11条 事務局に到達した文書の受附及び配布は、次の各号の定めるところによる。
(1) 一般文書は、開封の上文書件名簿(様式第1号)に記載し、収受月日及び番号を附し、事務局長を経て議長の閲覧に供しなければならない。ただし、ことの軽易なものは、文書件名簿の記載を省略することができる。
(2) 電報は、電信処理票(様式第2号)により文書件名簿に記載しなければならない。
(3) 親展文書及び秘密文書は、封緘のまま親展文書配布簿(様式第3号)に記載し、議長及び副議長あてのものは事務局長に、その他のものは名あての人に交付して受領印を受けなければならない。
(4) 現金金券等は、金券交付簿(様式第4号)に記載し、議長及び副議長あてのものは事務局長に、その他のものは名あての人に交付してその受領印を受けなければならない。
(訴訟、異議申立書等の収受)
第13条 訴訟書、異議申立書その他収受の日時が権利の消長に関係ある文書は、封皮に「収受の日時」を記入し、取扱者がこれに印を押して、その文書に添付しておかなければならない。
第2節 文書の処理
(処理の原則)
第14条 文書を受理したときは、事務局長は、自ら処理するものを除き、職員にその処理の要領を指示して処理させなければならない。
2 受理した事件は、直ちに調査し、特別の事由があるものを除き、即日処理しなければならない。
3 前項の事件で重要又は異例のものについては、事務局長は、その処理につきあらかじめ議長の指揮を受けなければならない。
(回議書)
第15条 事務の処理は、様式第5号に定める起案回議用紙に処理案の標題を書き、理由又は説明を簡明に記述し、関係法令その他参考となる事項を附記し、及び必要に応じて関係書類を添付して議長の決裁を受けなければならない。ただし、議長並びに副議長とも事故があって決裁を受けることができないときは、事務局長において代決することができる。
2 事務局長は、前項の規定により代決した事件については、遅滞なく議長に報告して追認を受けなければならない。
(決裁文書の処理)
第16条 決裁済みの回議書(以下「決裁文書」という。)には、決裁年月日を記入し、第22条の規定による令達番号簿又は文書件名簿によって記号番号及び年月日を記入しなければならない。
(緊急処理の特則)
第17条 緊急な事件で正規の手続きによって起案するいとまがないときは、上司の指示を受け、便宜処理ができる。
2 前項の規定により便宜処理した事件は、処理後直ちに正規の手続きをとらなければならない。
(発送文書)
第18条 発送を要する文書は、決裁文書によって浄書及び校合し、決裁文書の所定欄に発送日を記入して取扱者が印を押さなければならない。
(特定文書の取扱い)
第19条 庁内若しくは近くの官公署に送付し、又は直接本人に交付する文書は、送付簿(様式第6号)によって送付又は交付して受領印を受けなければならない。
2 速達又は親展等を要する文書は、その文書及び封皮に「速達」又は「親展」等の表示をして発送しなければならない。
3 金券、有価証券その他これに類する文書又は物件は、書留郵便によって発送しなければならない。ただし、送達簿により直接名あての人に送達する場合は、この限りでない。
(郵便及び電信による発送)
第20条 郵便又は電信によって文書又は物件を発送するときは、別に定める郵便切手受払簿又は発送電信書留簿に記入しなければならない。
第4章 公文例式
(文書の書式)
第21条 文書の書式は、別に定めがあるものを除くほか、藍住町役場文書処理規則に定める公文例によるものとする。
(文書の記号番号)
第22条 文書には、次の各号の定めるところにより記号番号及び年月日をつけるものとする。
(1) 令達は令達番号簿(様式第7号)により令達の種類ごとに記号及び番号を付すること。
(2) その他の文書には、「藍議」に当該暦年の数字を冠し、文書件名簿により番号を付すること。ただし、番号は、当該事件の完結するまで同じものを用い、文書の往復回数に従い、その番号を付するものとする。
(令達の種類)
第23条 令達の種類は、次のとおりとする。
(1) 告示 町内の全部又は一部に公示するもの
(2) 達甲 議会の内部又は職員に対して発する指示命令等で将来例規となるもの
(3) 達乙 議会の内部又は職員に対して発する指示命令等で一時又は一事件に限って指揮命令するもの
(4) 達丙 法人その他団体及び個人に命令するもの
2 令達文書の記号は告示については「議会名」を、その他のものについては「藍議」をそれぞれ冠するものとする。
(文書の署名)
第24条 文書の署名は、次の各号によるものとする。
(1) 一般文書は、議長の職名及び氏名を用いる。ただし、都道府県市町村等地方公共団体との間に往復するもの又は軽易なものについては、議長の職名又は議会名を用いること。
(2) 議会の議決又は委員会条例の規定によって委員会名又は委員長名をもって発送する文書は、当該委員会名又は委員長の職氏名を用いること。
(公印及び契印)
第25条 発送文書には、藍住町議会公印規程(昭和30年藍住町議会規程第3号)の定めるところにより「公印」及び「契印」を押さなければならない。
(文書の取扱心得)
第26条 すべての文書は、事務局長の指示を受けなければこれを他人に示し、又は内容をもらし、若しくはその謄本を他人に与えてはならない。事務局外に持ち出す場合も同じとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の編集)
第27条 完結した文書は、文書編集類目により当該簿冊に編集しなければならない。
2 簿冊は、保存年限別とし、表装を施し、かつ、表紙を付けるものとする。
3 簿冊には、1冊毎に文書索引目録をつけるものとする。
4 一つの事件の関係文書は、往復の順序に従い、その完結に至るまで順次上から綴るものとする。
5 二つ以上の編集類目に関連する文書は、もっとも多い方の簿冊に編入しなければならない。
(文書の整理)
第28条 文書の編集は、暦年区分とする。ただし、会計に属する文書については会計年度区分とする。
(例規の整理)
第29条 「例規」の表示がある通達その他将来の事務処理の基準とする文書は、例規綴に編集し、かつ、常に加除訂正をして現行内容を明確にしておかなければならない。
2 町の条例、規則、規程その他町の事務に関する例規は、「藍住町例規集」として別に編集しなければならない。
(文書の保存)
第30条 文書は、次に掲げる区別によってそれぞれ保存しなければならない。ただし、必要があるときは、議長の決裁を受けて年限を伸縮することができる。
第1種 永久
第2種 10年
第3種 4年
第4種 2年
第5種 1年
(保存年限の起算)
第31条 前条の保存年限は、文書完結の翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものはその翌年度から起算する。
(文書の廃き)
第32条 保存文書は、議長の決裁を受けて廃きするものとする。ただし、永久文書については5年毎に精査し、保存する必要がないと認めるものは、廃きすることができる。
(文書の保存)
第33条 保存文書は、毎年少くとも1回は保存室外に出して手入れをし、かつ、適当な方法で防虫の措置をしなければならない。
第6章 物品取扱
(切手の受払)
第35条 事務局に郵便切手受払簿(様式第11号)を備え、その受払を明らかにしなければならない。
第7章 服務心得
(服務の根本基準)
第36条 すべての職員は、住民全体の奉仕者として公共の利益のために勤務し、地方公務員に関する法律、条例その他の規程に従って服務し、その職務遂行に当っては親切丁寧かつ敏速を旨とし全力を挙げてこれに専念しなければならない。
(出勤)
第37条 すべて職員は、執務開始時刻5分前までに出勤し、直ちに出勤カード(様式第12号)に自ら押印しなければならない。
2 職員が所定の執務開始時刻を過ぎて出勤したとき、又は疾病その他の事由によって所定の執務時間内に退庁しようとするときは、直ちに遅参・早退カード(様式第13号)に記載して上司に届け出なければならない。ただし、公務のため遅参したときは、その事由を申し出て出勤カードに押印することができる。
(本会議における服務)
第38条 本会議に出務を命ぜられた職員は、次の各号に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 議員の出席数を常に明確にしておくこと。
(2) 議場の開閉に注意すること。
(3) 議事記録を誤らぬよう注意すること。
(4) 前3号のほか、特に命ぜられたことを守ること。
(委員会における服務)
第39条 委員会に出務を命ぜられた職員は、委員会の開会閉会の日時及び出欠席委員の氏名及び会議の要領を録取しなければならない。
(早退)
第40条 職員は、服務時間中に疾病その他の事由によって退庁しようとするときは、その事由を届け出て上司の承認を受けなければならない。
(退庁)
第41条 職員は、所定の執務時間終了後は、随時退庁することができる。ただし、事務の状況により特に必要のある場合及び超過勤務を命ぜられた者は、執務しなければならない。
2 退庁しようとするときは、文書類は、所定のファイリングキャビネットに納め、事務用品等を整理整頓し、机の上には文書物品等を置かないようにしなければならない。
(一時外出)
第42条 執務時間中において職員が公務のため又はやむを得ない事情のため一時庁外に出ようとするときは、その用件、所要時間、帰庁予定時刻などを事務局長に申し出て、承認をうけ所定の行先表に記入しなければならない。
(休暇)
第43条 職員が休暇をうけようとするときは、前日までに休暇カード(様式第14号)に記載して上司の承認を得なければならない。
2 職員の請求する時季に、有給休暇を与えることが事務の正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えるものとする。
(疾病その他の私事による欠勤)
第44条 職員は、疾病その他やむを得ない事由によって出勤することができないときは、欠勤カード(様式第15号)に記載して欠勤すべき日の前日までにこれを届け出なければならない。
2 前項の場合において、欠勤すべき日の前日までに予知することができない疾病その他の事由によるときは、当日午前10時までにこれを届け出なければならない。
3 疾病による欠勤が7日以上にわたるときは、医師の診断書を提出しなければならない。
(休暇又は欠勤中の旅行)
第45条 休暇又は欠勤中において居住地を離れ1泊以上の旅行をしようとするときは、その目的、行先、日数等を休暇又は欠勤カードに記載しなければならない。
(休暇及び欠勤による事務渋滞の防止)
第46条 休暇又は欠勤中において事務が渋滞しないように、その担任事務を事務局長に引き継いでおかなければならない。
(時間外及び休日勤務)
第47条 公務のために臨時に必要があるときは、その必要の限度において職員の一部又は全部に対して所定の勤務時間を延長し、又は職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成6年藍住町条例第163号)第9条に規定する休日に勤務に服することを命じるものとする。
(火気の取締)
第48条 職員は、退庁後又は休日に出勤したときは、その登庁及び退庁の旨を当直員につげ、退庁のときは火気の取締をして当直員に引き継がなければならない。
(出張命令等)
第49条 職員の出張は、出張命令カード(様式第16号)に所要の事項を記入して出張命令をうけなければならない。
(出張中の日程変更、発病)
第50条 出張中において、用務の都合その他やむを得ない事由によって出張日程の変更を要するとき、又は罹病その他の事故によって事務を取扱うことができないときは、遅滞なくその事由を届け出で命令者の指示をうけなければならない。
(出張の結果報告)
第51条 出張の用務を終えて帰庁したときは、関係上司に、直ちに口頭をもってその概要を報告し、5日以内に復命書(様式第17号)を提出しなければならない。ただし、上司の承認をうけたときは、復命書の提出を省くことができる。
(履歴書、住所等の届出)
第52条 新たに職員となったものは、任命の日から3日以内に履歴書(様式第18号)を提出しなければならない。
(事務の引継ぎ)
第53条 職員は、休職又は退職したときは、すみやかにその担任の事務を後任者若しくは上司の指定した者に引継がなければならない。
(当直心得)
第54条 職員は、役場において当直勤務に服するときは、町長の定める当直心得に従わなければならない。
(重要書類)
第55条 重要書類は、運搬しやすい書箱に納めて見やすい場所に位置を定めて、かつ、書箱には赤紙で「非常持出」の表示をしなければならない。
(非常災害)
第56条 庁舎及び附近に火災その他非常事変が発生したときは、職員は、直ちに登庁しなければならない。
(1) 非常時持出しその他の重要書類を搬出し、及び保護すること。
(2) 金庫及びその他重要物件を警戒すること。
第8章 補則
第57条 この規程に定めるものを除くほか、事務局の処務並びに職員の任免、分限、給与、服務その他の身分取扱に関しては、町長の事務部局の例による。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成2年4月1日)
この規程は、平成2年4月1日から施行する。
附則(平成11年3月31日)
この規程は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成22年6月25日)
この規程は、公布の日から施行する。
別表(第30条関係)
種類 | 番号 | 保存種別 |
第1種 (永久保存) | 1 | 議会会議録議決書綴 |
2 | 委員会会議録綴 | |
3 | 議会議員及び各種委員会名簿 | |
4 | 職員その他人事に関する重要書類綴 | |
第2種 (10年保存) | 1 | 全員協議会会議録綴 |
2 | 議会儀式に関する文書綴 | |
3 | 議会互助年金関係文書綴 | |
第3種 (4年保存) | 1 | 調査関係文書綴 |
2 | 請願陳情関係文書綴 | |
3 | 庶務関係文書綴 | |
4 | 議事関係文書綴 | |
5 | 議会会議資料綴 | |
6 | 議員出席簿 | |
7 | 備品台帳 | |
第4種 (2年保存) | 1 | 発収件名簿 |
2 | 文書送達簿 | |
3 | 慶弔関係文書綴 | |
4 | 出張命令簿 | |
5 | 予算差引簿 | |
第5種 (1年保存) | 1 | 職員出勤簿 |
2 | 職員時間外勤務命令簿及び整理簿 | |
3 | 職員賜暇及び遅参、早退簿 | |
備考 |
| 前記以外の文書は適当と認める保存種別に組入れるものとする。 |
